En la actualidad debido al estado de pandemia que estamos viviendo, la mayoría de las reuniones presenciales se han pasado al entorno virtual. Aunque tienen objetivo y propósito común, difieren de manera importante en la forma y eso mismo incide en la metodología y en los protocolos a seguir para que se cumplan sus propósitos.
Si tenemos en cuenta el auge del teletrabajo, la globalización o las distancias, las reuniones virtuales han llegado para quedarse, son el presente del trabajo y la comunicación entre los miembros de la organización. Nuestra experiencia anterior nos puede condicionar a seguir realizando las reuniones como si fueran presenciales, lo que es un error porque no se tratan de la misma forma. Debemos tener en cuenta los detalles, el modo de gestión y la metodología de participación.
Sin embargo, la situación actual en las organizaciónes es que las reuniones en remoto están peor gestionadas que las presenciales, a veces son menos participativas y se pierde en ocasiones la concentración de los asistentes.
¿Cómo podemos conseguir que nuestras reuniones virtuales sean más eficaces?
- Convocar solo a las personas necesarias.
Cuantas más personas se conecten a una reunión online más posibilidades tenemos de que esta resulte ineficiente, ya que habrá más turnos de palabra, se producirán más interrupciones y se alargará en el tiempo, lo que incrementa el riesgo de pérdidas de atención. También es posible que algunos/as de los/las presentes en realidad no tengan nada que aportar, por lo que estarían perdiendo tiempo de trabajo.
¿A cuántas reuniones se nos ha convocado y cuando nos conectamos, pensamos, esto no va conmigo?
Lo positivo de las reuniones online es la oportunidad de grabarlas y visionarlas posteriormente.
- Preparar los temas a tratar.
Definir los objetivos y el orden del día es imprescindible para que las personas asistentes puedan preparar toda la información necesaria para desarrollar sus intervenciones.
¿Por qué no preparamos un guión con las preguntas a responder?
Esto nos ayudará a centrar la reunión y nos permite saber mejor a quién debemos convocar, serán las personas relevantes a las preguntas.
Y ¿cómo sabremos si hemos conseguido los objetivos de la reunión? Pues ver si hemos podido responder a las preguntas que nos habíamos planteado.
- Respetar los horarios.
La reunión debe empezar a la hora acordada y debe finalizar a la hora prevista.
Es importante que su duración sea la estrictamente necesaria, ya que a partir de los 45 minutos nuestra atención baja exponencialmente, por eso lo ideal es que nuestras reuniones no superen los 15-20 minutos.
Cuando calculemos la duración de la reunión debemos pensar en dejar un margen de tiempo al final de la misma. De esta manera se podrán tratar pequeños temas que hayan surgido durante la sesión y resolver las cuestiones que no hayan quedado del todo claras.
- Moderación activa.
La clave es que los participantes que asistan puedan participar, moderar o animar la reunión.
Esto implica además de gestionar conflictos, gestionar tiempos y capturar información en forma de actas para su seguimiento posterior.
- Silenciar nuestro micrófono cuando no intervenimos.
Parece algo obvio, pero ya que tenemos la opción de silenciar nuestro micrófono, ¿por qué no hacerlo?
Silenciándonos evitamos ruidos molestos y contribuimos a la claridad del mensaje del que habla en ese momento.
Sin embargo, debemos solicitar a todos los convocados que se identifiquen la primera vez que participen en la reunión, así ayudamos a que ganen confianza con la herramienta colaborativa y generamos presencia.
- Fomentar la utilización de la cámara.
Queremos que los asistentes estén presentes en la reunión, activos y participativos, no realizando múltiples tareas: contestando el correo, navegando por la web, enviando whatsapp, …
Activar la cámara hace que la comunicación mejore, así se minimizan los posibles malentendidos, gracias a que nos permite ver el lenguaje no verbal. Esto aumentará la probabilidad de realizar una videollamada de lo más efectiva.
- Herramientas colaborativas.
Durante las reuniones es importante usar las herramientas colaborativas de que disponemos, como compartir la pantalla, utilizar el chat, realizar encuestas, son algunas prácticas importantes para incentivar la participación de los asistentes.
- Ceñirse a los temas previstos de forma ordenada y evitar discutir temas fuera de agenda.
Es muy típico cuando un grupo de personas estamos hablando que se empiece a debatir sobre un tema y poco a poco, casi sin darnos cuenta, vayamos derivando a otros, para acabar discutiendo cosas que no tienen nada que ver con el orden del día.
Debemos reconducir rápidamente la dirección de la reunión cuando veamos que el tema empieza a desviarse, de lo contrario estaremos perdiendo el tiempo en algo que no va a aportar valor ya que: nadie se ha preparado el tema y puede que falten personas involucradas.
- Definir una lista de tareas y calendario de ejecución.
Para que la reunión sea eficaz es necesario que las conclusiones de la misma se conviertan en acciones, con una fecha límite de ejecución para que no se alarguen indefinidamente, y las personas responsables de su cumplimiento. Así evitaremos que las cuestiones caigan en el olvido y sabremos qué es lo que hay que hacer a continuación.
- Por último, recoger feedback de la reunión.
Recoger todas aquellas aportaciones que nos permitan mejorar la organización de las reuniones virtuales y hacerlas más eficientes y exitosas.
Las reuniones son una herramienta de gran impacto positivo, y mantener reuniones virtuales tiene muchas ventajas: ahorra tiempos y costes de desplazamiento, incrementa las habilidades digitales y de trabajo colaborativo, ordena las intervenciones, etc. pero mal gestionadas pueden convertirse en un agujero negro de tiempo y recursos.
Aunque no siempre podremos cumplir todos los puntos, surgirán imprevistos y tendremos que convocar reuniones de urgencia, o alguna de las personas convocadas retrasarán su conexión por causas de fuerza mayor, es importante ceñirse al máximo a estas prácticas para sacarle el máximo provecho posible.
Paul Watzlawich: “Es imposible no comunicar”, o dicho de otro modo, todo, absolutamente todo comunica.